Digitale participatie met een persoonlijke touch in tijden van corona

Het parkeerbeleid van de gemeente Woerden was toe aan een update. Aan Empaction werd gevraagd om dit nieuwe parkeerbeleid op te stellen. Belangrijk aandachtspunt hierbij was dat de gemeente Woerden veel waarde hecht aan participatie. Het streven was om ruim voor het einde van het jaar het participatietraject doorlopen te hebben, zodat het nieuwe beleid in 2021 geëffectueerd kon worden. Echter, corona dreigde roet in het eten te gooien. Dus werd er een beroep gedaan op de creativiteit van zowel de gemeente als Empaction. Het resultaat? Een live informatieavond waar meer dan 100 deelnemers naar keken. Marco de Jong, partner Empaction, vertelt over het proces en de uitvoering. 

Een nieuw parkeerbeleid, daarbij spelen allerlei, soms tegengestelde, belangen en het raakt verschillende doelgroepen. Kan zo’n emotioneel onderwerp wel digitaal behandeld worden? 
“Die vraag hebben wij onszelf uiteraard ook gesteld. Dit is inderdaad een onderwerp dat normaliter behandeld wordt tijdens een fysieke bijeenkomst. Het nieuwe beleid moet in 2021 ingaan. Terugrekenend moesten we derhalve vóór de zomervakantie een informatieavond voor de binnenstad houden. Het voortraject hadden we zorgvuldig doorlopen, met drie raadsbijeenkomsten. Tijdens de eerste bijeenkomst waren er veel kritische vragen en had men vraagtekens bij de aanpak. Maar de laatste bijeenkomst sloten we af met een unanieme goedkeuring op het proces en de visie. Een unieke en bijzonder positieve uitkomst voor een raadsbesluit. Dat vertrouwen wilden we vasthouden en zo snel mogelijk belonen dus besloten we met het kernteam – bestaande uit wethouder Arjan Noorthoek, senior beleidsmedewerker Mike Bouwman en ik vanuit parkeerbeleid – er digitaal opvolging aan te geven. Dat hebben we gedaan in de vorm van een live uitzending, daarin hebben we de mensen het proces uitgelegd, de huidige knelpunten inzichtelijk gemaakt en de uitgangspunten zoals afgestemd met de raad voor het op te stellen parkeerbeleid toegelicht. Na deze digitale presentatie was er de mogelijkheid tot het stellen van vragen en werd een enquête vrijgegeven. Men kon zich na de presentatie opgeven voor de werkgroepen en daar was veel animo voor. Kortom:  ja, het blijkt mogelijk om zo’n emotioneel onderwerp digitaal te behandelen. Het is niet ideaal, maar het kan zeker.”  

Was het niet makkelijker geweest om de presentatie via een download beschikbaar te stellen? 
“Dat had inderdaad ook gekund, maar we wilden graag een zo persoonlijk mogelijke aanpak. Net als bij een fysieke bijeenkomst, prikten we een datum en tijdstip en kon men zich hier vooraf voor aanmelden. We waren van mening dat deze aanpak positief zou bijdragen aan de opkomst en de respons op  zowel de  enquête als de werkgroep.” 

Hoe verliep de live uitzending? 
“Ja, dat ging niet allemaal van een leien dakje.” vertelt Marco lachend. “Het was lastig om de belichting goed te krijgen. Tijdens de generale repetitie was het zonnig, maar tijdens de informatieavond zelf was er meer bewolking, waardoor het scherm overbelicht was en wij als presentatoren enigszins in het donker stonden. Daarnaast keken we vooral in het begin automatisch naar de laptop, waar de sheets als een soort autocue voor ons zichtbaar waren, terwijl de camera links daarvan stond. Je zag ook niet de gebruikelijke reactie van de zaal waar je normaal op kunt inspelen, het voelde meer alsof je een tv optreden afdraaide - dat zeker in het begin - wat onwennig aanvoelde.” 

Hoe kijk je achteraf terug op de live uitzending? 
“Sommige dingen hadden beter gekund, maar we durven wel te stellen dat dit voor Woerden goed gewerkt heeft. Meer dan 100 mensen hebben live naar de uitzending gekeken, waarvan er zich meer dan 40 hebben opgegeven voor de werkgroep. Een ongekend hoog aantal. De kijkers waren erg betrokken, we kregen een stortvloed aan vragen. Die zouden we een half uur later allemaal live behandelen, maar het waren er zoveel dat we een deel daarvan later per mail hebben moeten beantwoorden. Dat was nog een behoorlijke klus. We hebben veel positieve respons gekregen, onze aanpak werd echt gewaardeerd. Dat komt denk ik doordat men zag dat we de oprechte intentie hadden om er iets van te willen maken, het maximale aan transparantie en betrokkenheid te tonen, al gebeurde dat op een manier die ons niet helemaal vertrouwd was. We kregen ook meermaals terug dat het verhaal goed opgebouwd en duidelijk was. Waarschijnlijk was het daarom van ondergeschikt belang dat de uitvoering niet geheel foutloos verliep. Ik ben er trots op dat we het lef hadden om het op deze manier aan te pakken: digitale participatie met een persoonlijke touch in tijden van corona.”

Wat is de stand van zaken? Hoe gaat het proces nu verder? 
“Nu is het de beurt aan de werkgroepen. Zij komen de aankomende maanden in 3 tot 4 sessies onder onze begeleiding bij elkaar. Het doel is om – binnen de door de raad goedgekeurde kaders en op basis van consensus- te komen tot een weloverwogen advies op de kernpunten van het parkeerbeleid. De eerste bijeenkomsten van zowel de werkgroep voor binnenstad als de klankbordgroep van de schilwijken hebben inmiddels plaatsgevonden. We werken met deze twee enthousiaste groepen aan het advies en zitten daarbij nog op schema om voor het einde van het jaar dit advies ter goedkeuring aan het college en de raad voor te leggen. Dit had zonder deze digitale avond met dito aanmeldingen niet gekund.”

Lees ook: Nieuw parkeerbeleid gemeente Woerden