Projectmanagement voor vernieuwingen parkeergarages Weert

Het is november 2016 als de gemeente Weert Empaction benadert voor hulp bij de praktische kant van parkeren. In eerste instantie tot de kerst, vanwege het vertrek van een eigen medewerker. Maar waar het in beginsel enkel om de aanbesteding voor het opknappen van 2 centraal gelegen parkeergarages ging, werd uiteindelijk ook een groot deel van de apparatuur van alle Weerter parkeergarages vervangen en op één systeem aangesloten. Het project groeide dan ook uit tot een jarenlange samenwerking, waarin wij uiteindelijk 2,5 jaar lang de rol van projectmanager vertolkten.

Empaction was bij aanvang geen onbekende naam voor de gemeente Weert. Eerder al droegen we zorg voor een Europese aanbesteding voor de vervanging van de openbare parkeerautomaten in de stad. Toen we de vraag kregen of we naast aanbestedingen ook tijdelijk projectmanagement doen en wij positief antwoordden, was de zaak snel beklonken. We waren dan ook binnen no-time wekelijks in Limburg te vinden.

Aanbesteding opknappen garages

De Limburgse gemeente zocht eind 2016 een partij die op de korte termijn kon inspringen. Want er was een budget voor het opknappen van de 2 garages vrijgemaakt, maar daar bleef het ook bij. De betreffende garages waren 25 à 30 jaar oud en konden onder meer nieuwe verlichting en een fikse schilderbeurt gebruiken.

Snel schakelen is aan ons wel besteed. En dus schreven wij in overleg met de betrokken partijen een bestek en organiseerden wij de verdere aanbesteding. Maar gaandeweg kwamen we ook andere zaken tegen die ook wel wat aandacht behoefden. Wilde de gemeente écht een moderniseringsslag op het gebied van parkeren maken, dan moest ze het groter aanpakken dan in onze oorspronkelijke opdracht was bepaald. En dus werd onze aanwezigheid met de nodige tijd verlengd.

Van opknappen naar vervangen en koppelen

We doelen op de apparatuur van de 7 parkeergarages die Weert rijk is. Eigen apparatuur, die veelal aan vervanging toe was en ook niet op dezelfde server was aangesloten. Dit terwijl er voor een dergelijke koppeling hele mooie, efficiënte mogelijkheden zijn. En dus gingen wij met leveranciers in gesprek over contracten op het gebied van vernieuwing en onderhoud. Dit om ervoor te zorgen dat de situatie niet alleen nu zou verbeteren, maar dat de apparatuur ook in de toekomst zou blijven werken. Vooral dat laatste is essentieel in het geval van gemeentelijke garages. Omdat je de lokale krantenkoppen gaat beheersen als de nieuwe situatie niet goed werkt. En ook van belang: om geen inkomsten mis te lopen.

In al die 7 garages is alles inmiddels up-to-date gemaakt. Waar nodig is nieuwe apparatuur geplaatst. En de apparaten zijn allemaal op 1 server aangesloten. Een aardige operatie, die vanwege de omvang om de nodige voorzichtigheid vroeg. We hebben dan ook voor een gefaseerde implementatie gekozen. Om koste wat het kost te voorkomen dat er sprake van grote hinder zou zijn.

Overdracht aan gemeente Weert

Na 2,5 jaar lang betrokken te zijn geweest bij het project, heeft de gemeente Weert enige tijd geleden een vaste medewerker aangenomen voor dit stuk van het lokale parkeerbeheer. Die hebben wij inmiddels helemaal ingewerkt. Niet alleen op het gebied van de techniek, maar ook met betrekking tot financiële zaken. Wat betreft de rapportages over aantallen parkeerders bijvoorbeeld, en de opbrengsten. Maar ook de procedures achter de volledigheidscontroles, om er zeker van te zijn dat het geld waar de gemeente recht op heeft ook daadwerkelijk bij de gemeente terecht blijft komen.

Al zijn we inmiddels niet meer wekelijks in de Limburgse stad te vinden, er is zo nu en dan nog contact over het project. En er is ons verzekerd: tot op de dag van vandaag functioneert het geheel zoals het hoort. Altijd mooi om te horen. Daar doen we het voor!