Techniek en implementatie

Digitalisering is binnen het parkeerdomein al decennia lang gaande. Digitale en fysieke instrumenten zijn in aantal en complexiteit enorm toegenomen. Hierdoor is steeds meer specialistische kennis over functionaliteiten en techniek nodig. Opdrachtgevers lopen het risico om ‘te vragen wat je hebt, en te krijgen wat je had’.

Empaction is goed bekend met zowel de elementen in de parkeerketen als de wijze hoe deze elkaar beïnvloeden. Wij weten hoe de parkeer- en mobiliteitswereld zich ontwikkelt en anticiperen in ons werk op toekomstige eisen en wensen van gebruikers. Door het slim samenstellen van de gehele parkeerketen of het  selecteren en inrichten van de specifieke elementen zorgen wij voor een optimale implementatie van het beoogde beleid. 

1
Een heldere visie opgesteld, maar geen idee hoe daar concreet effectieve maatregelen aan vast te hangen? Wij staan stil bij zaken als de meest passende wijze van reguleren, vergunningen en abonnementen voor verschillende doelgroepen en de geldende parkeertarieven.
2
Weten wat techniek en organisatie wel en niet kunnen, vraagt om vakbekwaamheid. Van de aanbesteding voor een scanauto tot aan het implementeren van een nieuw vergunningen- of parkeermanagementsysteem; wij nemen u dit uit handen.
3
Voor een goed functionerende parkeerketen mag een efficiënte organisatie niet ontbreken. Met duidelijke werkprocessen, professioneel contract- en evaluatiemanagement, heldere data-analyses en een informatiegestuurde werkwijze geven wij hieraan invulling.

De aanleiding voor de implementatie van een parkeersysteem is vaak heel concreet: een bestaand systeem voldoet niet meer of het moment is aangebroken om de volgende stap in de digitalisering van de parkeerketen te zetten. Wij maken in de voorbereidingsfase inzichtelijk wat nodig is om het systeem in gebruik te nemen en welke (financiële) randvoorwaarden ingevuld moeten worden. 

Het invoeren van een scanauto en de aanschaf van een parkeersysteem heeft impact op de organisatie en werkprocessen. Het is wenselijk dat deze impact inzichtelijk wordt gemaakt voordat het aanbestedings- en implementatietraject van start gaat. We beoordelen waar de opdrachtgever staat ten aanzien van digitalisering, welke schakels ontbreken en welke vervolgstappen moeten worden doorlopen in relatie tot beleid, de huidige techniek en de huidige organisatie.
Wij stellen vast wat de beoogde eindsituatie is, de gewenste functionaliteiten, welke onderwerpen nader uitgewerkt moeten worden en of er een fasering in de planning op moet worden genomen.
Met het wijzigen van de parkeerketen en het introduceren van nieuwe techniek komt ook een financieel vraagstuk om de hoek kijken. De introductie van een nieuwe systeem voor vergunningen of een scanauto brengt initieel kosten met zich mee. In veel situaties worden die kosten gedekt door verwachtte opbrengsten in de vorm van een minder arbeidsintensief proces of een toename in betalingsbereidheid. In een heldere business case zetten wij de opbrengsten en kosten naast elkaar. Dit biedt de mogelijkheid om de business case te toetsen aan de financiële kaders en het ambitieniveau dat ten grondslag ligt van het parkeerbeleid.

In de inkoop- en aanbestedingsfase begeleiden we de inkoopprocessen voor de afzonderlijke onderdelen van de parkeerketen. Voor opdrachtgevers begeleiden we het project van A tot Z, in sommige gevallen adviseren we op een specifiek onderdeel, bijvoorbeeld het Programma van Eisen (PvE). Empaction ondersteunt gedurende het hele proces, waarbij een aantal activiteiten essentieel zijn.

Welke aanbestedingsvorm zorgt voor innovatieve en kwalitatieve inschrijvingen? Wij adviseren onze opdrachtgevers welk inkoop- en/of aanbestedingsproces het beste past. Vervolgens bepalen we samen hoe het proces vormgegeven moet worden. Gemaakte keuzes brengen we samen tot de leidraad, selectie- en gunningscriteria.

Bij het opstellen van het Programma van Eisen (PvE) en Programma van Wensen (PvW) kijken we naar de specifieke situatie van onze opdrachtgever. Hoe vergevorderd is het digitaliseringsproces? En hoe werkt de huidige organisatie ten opzichte van de organisatiedoelstellingen en ambities? Om te weten welke mogelijk heden er op dat moment op de markt zijn, organiseren wij marktconsultaties waarbij leveranciers innovatieve oplossingen presenteren. Het resultaat is een toegespitst PvE waaraan leveranciers zich moeten committeren en een PvW dat leveranciers uitdaagt om een stap extra te zetten met nieuwe innovaties en een hoger niveau van dienstverlening.
Hoe zorg je dat leveranciers hun verplichtingen nakomen en een goed serviceniveau langere tijd wordt gegarandeerd? Een goed afgestemd Service Level Agreement (SLA) zorgt dat de afspraken helder zijn omtrent service, ondersteuning en in het geval van calamiteiten. Wij stellen SLA documenten op met serviceniveaus en kosten structuren. Hierbij dagen we marktpartijen uit om méér service te bieden in de vorm van kortere oplostijden en aanvullende garanties.
Gedurende het aanbestedingstraject begeleiden wij opdrachtgevers bij de beantwoording van vragen van marktpartijen, zowel technisch als inhoudelijk (NvI). Wij zetten onze expertise in bij de inhoudelijke beoordeling van de inschrijvingen. Welk aanbod sluit het best aan bij hetgeen dat is uitgevraagd? Worden er voldoende garanties gegeven voor een succesvolle implementatie? Klopt de prijs met hetgeen dat wordt aangeboden? Met onze jarenlange ervaring in het begeleiden van inkoop- en aanbestedingstrajecten, zorgen wij dat opdrachtgevers in zee gaan met de meest geschikte leverancier.

Na het afronden van het inkoop- of aanbestedingstraject begeleidt Empaction ook de realisatie. We zorgen dat de uitgevraagde systemen en functionaliteiten worden opgeleverd en eenieder hiermee kan werken. Gedurende het implementatietraject leveren wij implementatiemanagers die het hele traject leiden of adviseurs die ondersteuning bieden bij de inhoudelijke keuzes die gedurende het implementatietraject worden gemaakt.

Hoe zorgen we dat het parkeersysteem binnen de gestelde kaders voor kwaliteit, planning en budget wordt opgeleverd? Een implementatiemanager van Empaction zorgt niet alleen dat het project binnen de gestelde kaders wordt gerealiseerd, maar weet ook wat nodig is om de implementatie tot een succes te maken. Veel draait om vertaling van beleid in de nieuwe systemen en de afstemming binnen de parkeerketen.
Het is niet alleen een technisch verhaal. Hoe zorg je dat een nieuw parkeersysteem ook goed gaat voor gebruikers? Wij zorgen dat het nieuwe systeem op een goede manier wordt ingebed in de organisatie. Essentieel hierbij is dat de werkprocessen worden aangepast aan de digitale keten en dat gebruikers goed getraind worden voor het invullen van hun (nieuwe) rol. Daarnaast hebben we oog voor de omgeving, zowel intern als extern. Met een aantrekkelijke mix van communicatiemiddelen, waaronder animatiefilmpjes voor gebruikers, informatiebijeenkomsten voor raadsleden, interactieve trainingen en blogs, nemen we ook de omgeving mee.
Na oplevering houdt het proces niet direct op. In het begin zijn er vaak nog veel vragen en is fine tuning van functionaliteiten nog wenselijk. Wij blijven in deze periode beschikbaar voor onze opdrachtgevers en helpen de laatste puntjes op de “i” te zetten.

Inspiratie

Inspiratie