Organisatie en operatie

De parkeerketen opnieuw inrichten maar op de oude manier blijven werken, is geen goed idee. Hierdoor mis je de efficiëntie slag. Aanpassing en stroomlijnen van de soms jarenoude werkprocessen is een essentieel onderdeel dat vaak vergeten wordt. Wij weten welke functies door de digitalisering veranderen, welke nieuwe rollen en taken erbij komen en mogelijk ook verdwijnen. 

Betere dienstverlening aan de burger en efficiëntere interne bedrijfsvoering zijn redenen om de parkeerketen te digitaliseren. Het digitaliseren van de parkeerketen gaat vaak gepaard met veranderde en nieuwe werkprocessen. Wij begeleiden de gemeente in de transitie naar een digitale parkeerorganisatie. Van het opstellen van een advies hoe een gemeente slim haar werkprocessen kan aanpassen aan de nieuwe situatie, tot het doorvoeren van de veranderingen in de dagelijkse operatie. Dit alles met aandacht voor continuïteit en kwaliteit van de lopende dienstverlening.

1
Een heldere visie opgesteld, maar geen idee hoe daar concreet effectieve maatregelen aan vast te hangen? Wij staan stil bij zaken als de meest passende wijze van reguleren, vergunningen en abonnementen voor verschillende doelgroepen en de geldende parkeertarieven.
2
Weten wat techniek en organisatie wel en niet kunnen, vraagt om vakbekwaamheid. Van de aanbesteding voor een scanauto tot aan het implementeren van een nieuw vergunningen- of parkeermanagementsysteem; wij nemen u dit uit handen.
3
Voor een goed functionerende parkeerketen mag een efficiënte organisatie niet ontbreken. Met duidelijke werkprocessen, professioneel contract- en evaluatiemanagement, heldere data-analyses en een informatiegestuurde werkwijze geven wij hieraan invulling.

De digitale parkeerketen werkt pas optimaal als ook de organisatie rondom de parkeerketen goed is ingericht. Door zowel de technische kant als de organisatorische kant aan te pakken, leveren we maximale meerwaarde in dienstverlening en efficiëntie.

Hoe stem je de organisatie en parkeerketen goed op elkaar af? De eerste stap die bijdraagt aan de optimalisering van de organisatie is het inventariseren en bundelen van de verschillende veranderingen als gevolg van de digitalisering. In een organisatie advies geven wij aan welke aanpassingen nodig zijn om een goede, logische en soepel lopende parkeerketen te creëren.
Hierbij gaat het enerzijds om aanpak van totale organisatie met keuze van organisatieprincipe: zelf doen, regionaal samenwerken, uitbesteden, mengvormen. Anderzijds betreft dit ook optimalisatie n.a.v. de digitalisering van de parkeerketen. Wij begeleiden deze veranderingen.
In veel gevallen is het contractmanagement minimaal ingericht. De einddatum van het contract wordt gecontroleerd, de facturen worden betaald en de overeenkomst wordt gecheckt bij specifieke incidenten. Voor het goed functioneren van de digitale parkeerketen is het van belang dat ook de inhoud van de verschillende contracten periodiek wordt gemonitord. Hoe kan de kwaliteit van de systemen en dienstverlening op een goede manier worden bewaakt? Wij richten samen met opdrachtgevers het contractmanagement opnieuw in waarbij doelstellingen, slimme KPI’s en SLA’s afgesproken worden. Onze adviseurs zorgen dat de kwalitatieve beoordeling van de prestaties van leveranciers de juiste aandacht krijgt in het proces.

De data die gegenereerd worden in de digitale parkeerketen bieden mogelijkheden om processen zeer efficiënt in te regelen en continu zicht te hebben op de werking van de keten. Onze adviseurs laten zien hoe informatiegestuurd gewerkt kan worden. Wij stellen KPI’s en rapportages voor die opdrachtgevers in staat stellen om efficiënt met de digitale parkeerketen te werken en waar nodig bij te sturen.

Informatie is kennis en inzet van kennis leidt tot optimalisatie. Wanneer functioneert de parkeerketen optimaal? Slim gebruik van data en informatie gestuurd werken is hierbij belangrijk. Veel gemeenten laten mogelijkheden liggen voor een efficiënte bedrijfsvoering door slimme inzet van mensen en middelen, zoals bij de uitvoering van handhaaftaken. Wij tonen aan dat met informatie gestuurd werken data gebruikt kunnen worden om de dagelijkse bedrijfsvoering te optimaliseren en beleidskeuzes te maken.

De parkeersystemen in digitale parkeerketen genereren enorm veel data. Het gebruik van deze data beperkt zich vaak tot standaard rapportages t.b.v. managementverantwoording. Maar welke informatie heb je nodig om constant te kunnen sturen en efficiënt te werken? Wij kennen de processen, systemen en de beschikbare data in de parkeerketen. Empaction geeft opdrachtgevers advies en ondersteund bij de inrichting van operationele dashboards.
Gemeenten weten wel dat ze over data beschikken, maar doen daar vaak nog weinig mee. Of het nu een dashboard voor dagelijkse operatie betreft, periodieke managementverantwoording of voor het volgen van trendlijnen, in alle gevallen adviseren wij grote en kleine gemeenten welke data tot zinvolle informatie leidt en welke rapportages daarvoor benodigd zijn.

Wat kan er nog meer met de data uit de parkeerketen? Na de analyse van beschikbare data en het vaststellen van de gewenste inzichten op strategisch, tactisch en operationeel gaan we over tot de inrichting van diverse dashboards. De rapportagesoftware van de opdrachtgever kan hiervoor worden ingezet of wij adviseren onafhankelijk over specifieke BI-tools.

Wanneer  de organisatie staat en de operatie draait moet deze ook in beweging blijven. Steeds vaker stuurt de ketenregisseur of mobiliteitsmanager de digitale parkeerketen op basis van dashboards aan. Op basis van de huidige prestaties kunnen nieuwe doelstellingen en ambities worden geformuleerd zodat de keten zich verder kan ontwikkelen. Empaction begeleidt organisaties met coaching van medewerkers en geeft invulling aan evaluatieprocessen om de volgende stap te kunnen zetten.

In veel gevallen kiezen onze opdrachtgevers voor een parkeerregisseur of mobiliteitsmanager vanuit de eigen organisatie. Wij zorgen dat deze medewerker goed gepositioneerd wordt. Indien gewenst begeleiden wij de regisseur of manager door middel van “coaching on the job”. Hierdoor leert de parkeerregisseur of mobiliteitsmanager de nieuwe parkeeroplossing en digitale parkeerketen direct goed kennen zodat deze de parkeerketen zo efficiënt mogelijk kan (bij)sturen.

Onze medewerkers kunnen de rol van parkeerregisseur of mobiliteitsmanager ook op interim basis invullen.
Voor een gemeente is digitalisering een nieuwe fase in de manier hoe parkeerbeleid in de praktijk ingevoerd en gehandhaafd wordt. Het digitale instrumentarium brengt nieuwe processen en werkwijzen met zich mee. Ook is er sprake van ándere resultaten en worden er nieuwe ervaringen opgedaan. Dit kan aanleiding zijn tot bijstelling van ingeregelde processen, de inrichting van de organisatie en mogelijk ook beleid. Wij kunnen voor gemeenten een beknopte of uitgebreide evaluatie uitvoeren en de daaruit voortvloeiende aanpassingen en optimalisaties realiseren.

Inspiratie

Inspiratie