Parkeerrechtensysteem (PRS) inclusief digitale bezoekersregeling in Purmerend

De gemeente Purmerend is in het najaar van 2020 een aanbesteding gestart voor de uitgave en administratie rondom parkeervergunningen. Door de hoge workload binnen de afdeling en de onbekendheid met de materie was behoefte aan inhoudelijke ondersteuning op dit vlak. Empaction werd gevraagd om als inhoudelijk expert te helpen om tot een uitvraag voor een nieuw parkeerrechtensysteem (PRS) te komen, inclusief digitale bezoekersregeling.

Een gefaseerde aanpak
Om tot het gewenste resultaat te komen, kozen we voor een gestructureerde opzet en een gefaseerde aanpak. We begonnen met een multidisciplinaire aftrap (as-is fase) om zicht te krijgen op de huidige situatie en mogelijkheden tot optimalisaties. De volgende stap was het Programma van Eisen (PvE, to be fase). Op basis van de kennis en ervaring van Empaction werd vastgesteld wat precies de behoefte van de gemeente Purmerend was en aan welke functionele eisen het parkeerrechtensysteem zou kunnen en moeten voldoen.

Om een goed beeld te krijgen van wat de gemeente voor ogen had en welke doelen zij heeft met het vergunningenbeleid, zijn diverse separate werksessies gehouden met verschillende van belang zijnde disciplines. De eisen werden door Empaction vertaald in een functioneel programma van eisen en wensen dat aan de gemeente ter goedkeuring werd voorgelegd. Het opstellen van de selectiecriteria, gunningscriteria en gunningsmodel op basis van het programma van eisen vormde de volgende stap in deze fase. In deze rare tijd, waarbij we bijna geheel op afstand werken, was het een uitdaging om alles goed bij te houden en om alle info afkomstig uit verschillende kanalen goed te verwerken. Desondanks lag er een goed aanbestedingsdocument.

Nadat de uitvraag was gepubliceerd, werd Empaction gevraagd om ook het vervolg van de aanbestedingsfase te begeleiden. We waren erg verheugd dat we de gemeente Purmerend ook hierin mochten bijstaan. We hebben de gemeente ondersteund en geadviseerd bij de beantwoording van de vragen ten behoeve van de nota van inlichtingen en de beoordeling van de inschrijvingen. Alle inschrijvers hebben tijdens de beoordeling door middel van interviews gecombineerd met een demo kunnen laten zien of ze hetgeen ze hadden aangeboden ook kunnen waarmaken en dat zij ‘de beste partij’ zijn voor het gevraagde.

Uiteindelijk had ARS de beste totaalscore en kwam dus als winnaar uit de bus. De overeenkomst is inmiddels getekend en in januari 2021 wordt gestart met de implementatie. Ook dat traject mag Empaction begeleiden. Samen met de gemeente en de leverancier gaan we alle stappen doorlopen om een goede technische en functionele implementatie te realiseren, waarna de gemeente eind Q2 2021 aan de slag kan met haar nieuwe parkeerrechtensysteem.